Gestão do processo de compras

A gestão de compras é uma atividade administrativa que inclui estratégias, abordagens, práticas e processos destinados à aquisição de insumos, matérias-primas e serviços, necessários às operações de uma empresa, afetando diretamente sua lucratividade.

A gestão de compras é essencial e fundamental para empresas de diferentes portes e segmentos.

Em uma fábrica, a gestão de compras pode determinar se uma linha de produção será lucrativa, funcionará dentro do planejado e com a qualidade garantida ou se será uma produção que gera prejuízo, com atrasos e falhas devido à baixa qualidade ou indisponibilidade da matéria-prima e outros insumos.

A gestão de compras é também uma das atividades de maior importância no setor do varejo. Isso porque é ela que abastece as prateleiras e vitrines, e torna possível que as lojas comercializem seus produtos. Um bom controle de compras ajuda a trazer produtos de qualidade e com preço competitivo para a loja, aumentando a demanda do negócio. A falta de mercadorias disponíveis, entretanto, podem provocar uma dupla perda: da venda que estava prestes a acontecer e do próprio cliente, que perde a confiança na companhia.

Gestão de compras é, então, mais que adquirir produtos ou estocá-los. Trata-se de uma função estratégica, que precisa considerar a demanda das vendas, os volumes e características de produtos ou mercadorias já armazenados em estoque, bem como os níveis de lucratividade esperados pela empresa.

O objetivo primordial da gestão de compras é obter produtos e serviços de acordo com os parâmetros estabelecidos na quantidade e qualidade desejada, objetivando os menores preços e custos possíveis, gerando assim lucratividade à empresa.

Em uma perspectiva básica pode-se estabelecer que o processo de compras cumpre, ao menos, as seguintes etapas:

• Estimar necessidade de materiais e serviços

• Avaliar disponibilidades em estoque

• Determinar as necessidades de compras

• Selecionar fornecedores;

• Solicitação de cotações;

• Determinar o preço certo;

• Emitir pedidos de compra;

• Follow-up (acompanhamento) de entrega.

Tendo como base esse processo, elencamos algumas considerações para orientar um processo eficaz e eficiente de compras.

Previsão de demanda

Por mais que a tecnologia tenha avançado muito nos últimos anos, ainda não é possível descobrir como vai ser o futuro. Assim como realizar mais pedidos do que o necessário, realizar compras em menor quantidade do que o preciso pode ser prejudicial ao desempenho do negócio. Mas, na prática, como descobrir os volumes certos de produtos e mercadorias a serem adquiridos e estocados?

A resposta é: a partir da previsão de demanda. Analisando os dados históricos sobre os volumes de vendas, aliados a informações do ambiente econômico e social que afetem o comportamento do consumidor, é possível identificar algumas tendências para um determinado período. 

Por meio da previsão de demanda, pode-se entender se há ou não alguma sazonalidade, se o preço de determinado insumo aumenta ou diminui de acordo com a época do ano ou em decorrência de fatores econômicos. É possível identificar também, qual é o produto / mercadoria mais consumido, quais são os melhores períodos de compra e venda, além de outros fatores fundamentais para o negócio.

Ou seja, esse é um modo de tentar se elaborar possíveis cenários futuros e garantir que a empresa esteja preparada para atender à demanda dos seus consumidores. Desse modo, a operação não é prejudicada por conta de produtos / mercadorias faltantes ou, ao contrário, sem consumo no estoque.

Controle de estoque

O próximo passo para ter uma boa gestão de compras é conhecer e controlar muito bem os níveis de estoque.

É preciso entender, fundamentalmente, que estoque é dinheiro. Estoque parado é dinheiro parado. O estoque não pode estar vazio, a ponto de faltarem insumos para produção ou itens para venda. Ele também não pode estar cheio, ao ponto de materiais serem desperdiçados. Em um estoque mal gerenciado, o dinheiro ali parado, na forma de mercadorias, não poderá ser investido em outras necessidades do negócio.

Todas as entradas e as saídas de materiais em estoque devem ser corretamente registradas. Somente com um rígido controle das entradas e saídas de itens do estoque é possível saber, com precisão, aquilo que deve ser comprado Esses registros são executados, preferencialmente, por meio de softwares específicos, ou, na ausência desses, utilizando-se planilhas eletrônicas.

Para um melhor controle sobre compras e estoque, convém padronizar os produtos e suas descrições. Cada item deve ser colocado em uma categoria específica e válida. Recomenda-se criar códigos para identificar cada tipo de mercadoria, pois, assim, o conjunto estocado permanecerá organizado e fácil de consultar. Tal prática evita confusões e falhas na identificação.

Determinação das demandas de compras

A empresa precisa realizar a aquisição de matérias-primas e de produtos de boa qualidade, mas, a preços adequados. Equilibrar as compras conforme o estoque é uma maneira eficaz de reduzir gastos, evitando aquisições de produtos em quantidade excessiva ou muito antecipada.

Somente avaliando o que se tem no estoque é que será possível determinar o que precisa ser comprado. Os setores de compras, vendas e estoque devem, portanto, manter uma conectividade constante, primando pela comunicação fluida e pela troca de informações confiáveis e, de preferência, em tempo real (por meio de um sistema automatizado de gestão).

Além disso, é importante que faça um diagnóstico completo de toda a cadeia de suprimentos, para que possa analisar tudo o que pode comprometer a operação da empresa.

Selecionando fornecedores

Na hora de escolher fornecedores, a empresa precisa considerar não apenas o preço, mas a reputação do potencial fornecedor no mercado. Outros aspectos importantes são a disponibilidade e qualidade dos produtos / serviços e a flexibilidade no processo de entrega.

Um relacionamento confiável entre empresa e fornecedor permitirá, inclusive, que as negociações aconteçam de maneira mais fluida e seja possível conseguir preços melhores ou formas de pagamento mais vantajosas para o negócio.

O ideal é possuir um cadastro de fornecedores para conhecê-los bem: quais seus benefícios, formas de entrega, contato, condições de pagamento e outras informações que podem ser valiosas para o processo de compras.

A melhor forma de obter valores para os produtos / serviços a serem adquiridos é por meio de solicitações de cotação. A decisão pela melhor opção de compra decorre de pesquisa em ao menos três opções de fornecimento. É importante saber também, o quanto o fornecedor está disposto a negociar, não só em relação a valores, mas também nas formas e condições de pagamento.

Por que isso? Porque pode acontecer de a empresa precisar de um insumo e só conseguir pagar o valor total após receber do seu cliente (discutiremos os ciclos operacional e financeiro em outro post em elaboração). É nesse caso que você descobre se seu fornecedor é parceiro a ponto de aguardar esse prazo, uma vez que ele também tem seus próprios fornecedores.

Follow-up de entregas

Um ponto fundamental do processo de compras trata do controle dos pedidos de compra. É necessário saber exatamente o que foi comprado, especificações, quantidades e prazos de entrega. Uma vez que as compras são realizadas para atendimento ao processo produtivo e às vendas da empresa, garantirmos que aquilo que compramos seja entregue no prazo compactuado, é de vital importância.

O follow up de compras é o monitoramento de pedidos para garantir que o produto/serviço adquirido chegue dentro do prazo e com as especificações estabelecidas no momento da compra.

Ele é responsável pelo abastecimento da empresa, tanto para atender pedidos de consumidores, quanto para manter a operação da empresa funcionando dentro do planejado.

O follow up permite que atrasos sejam evitados, ou que se ocorram, você saiba exatamente o motivo e qual é o novo prazo.

Compras estratégicas

As compras estratégicas são uma alternativa inteligente ao processo tradicional de compras, cujo intuito é aumentar a vantagem competitiva da empresa, reduzindo custos de compras e aumentando o desempenho de toda a cadeia produtiva, com melhoria da qualidade e da agilidade dos processos de compra .

Aqui no Brasil, o termo “compras estratégicas” é bastante usado como sinônimo do termo em inglês “strategic sourcing”. O conceito de compras estratégicas remete a um conjunto de técnicas para permitir a aquisição eficiente de matéria-prima, produtos ou insumos de uma empresa, em condições ideais e livre de prejuízos, otimizando os custos e melhorando a margem de vendas.

Em resumo, podemos dizer que compras estratégicas são as práticas de aquisição focadas na melhoria contínua de todos os elos da cadeia de suprimento, otimizando os resultados tanto do processo de compras quanto da empresa. 

Dentre os benefícios passíveis de serem alcançados com a implementação de compras estratégicas, destacam-se:

Redução de custos: A gestão estratégica de compras visa reduzir despesas, mas não de qualquer jeito. Outros aspectos são avaliados além do preço nominal da mercadoria, como o transporte, a qualidade do produto, o histórico do fornecedor etc. O foco é a redução dos custos totais levando em conta todo o processo de aquisição e entrega, e a qualidade do produto.

Gestão à vista: a gestão estratégica de compras pressupõe processos organizados e transparentes. Com isso, aumenta-se não só a colaboração com clientes internos como a possibilidade de identificação rápida de eventuais problemas e tomas assertiva de medias de contenção e correção.

Aprimoramento das relações com fornecedores: a abordagem estratégica para as compras ajuda as empresas a identificarem os melhores fornecedores, nos aspectos preço, qualidade, regularidade, robustez e muito mais. Um processo estruturado e automatizado de compras aprimora o processo de comunicação com os fornecedores e a própria reputação da empresa enquanto compradora.

Melhoria de processos: a ideia é que os processos nunca parem de ser otimizados, sempre se ajustando às novas demandas internas às condições de mercado.

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